Şirketinizde hangi işin otomatikleştirilmeye değdiğini bir haftada, tahminle değil
ölçümle bulmanız için. Doldurulduğunda elinizde satın alma kararı verebileceğiniz bir tablo olur —
bizden bir şey almasanız bile.
1. Önce şu beş soruyu yanıtlayın
Kaç kişisiniz? Kaçı idari işlerde çalışıyor?
Bu kararı kim veriyor, kim uygulayacak?
Daha önce bir otomasyon denediniz mi? Ne oldu?
Hangi işi "keşke birisi benim yerime yapsa" diye düşünüyorsunuz?
Üç ay sonra "işe yaradı" diyebilmeniz için ne olmalı?
Beşinci sorunun cevabı "bilmiyorum" ise henüz otomasyon zamanı değil.
Önce başarının tanımını yazın; yoksa hangi sonucun iyi olduğunu kimse bilemez.
2. Bir hafta boyunca kaydedin
Hafızadan doldurmayın. Bir hafta boyunca gerçek kayıt tutun — sonuç neredeyse her
zaman tahminden farklı çıkar.
İş
Kim yapıyor
Haftada kaç kez
Kaç dakika
Hata maliyeti
Kural yazılı mı
Doldurmayı kolaylaştıran sorular: Sabah ilk yaptığınız üç şey ne?
Ay sonunda hangi iş yığılıyor? Aynı bilgiyi hangi işte iki yere yazıyorsunuz?
Bir çalışan ayrılsa hangi bilgi onunla giderdi?
3. Sistemleri ve sınırları yazın
Hangi araçları kullanıyorsunuz? (e-posta, CRM, muhasebe, takvim, depolama)
Bu araçlar birbirine bağlı mı? Müşteri verisi nerede duruyor?
Kişisel veri işliyor musunuz? (KVKK / GDPR kapsamı)
Hangi işlerde hata kabul edilemez? (ödeme, sözleşme, tıbbi/hukuki bilgi)
Hangi işlerde bir insan mutlaka onay vermeli?
4. ROI'yi hesaplayın
Aylık süre = (haftada kaç kez) × (kaç dakika) × 4,3 ÷ 60 → saat/ay
Aylık maliyet = aylık süre × o kişinin işverene saatlik maliyeti
Otomasyon payı = %40–80 (ilk sürümde %50 varsayın, sonra ölçüp düzeltin)
Aylık kazanç = aylık maliyet × otomasyon payı
Geri ödeme = kurulum bedeli ÷ (aylık kazanç − aylık işletme bedeli)
Örnek: Günde 40 e-posta × 3 dakika × 21 iş günü = 42 saat/ay.
Saatlik maliyet 25 € ise aylık 1.050 €. Otomasyon payı %50 → aylık 525 € kazanç.
Kurulum 3.500 € + aylık 900 € ise geri ödeme negatif — bu iş tek başına
otomasyonu haklı çıkarmıyor.
Aynı müşteride üç iş birden otomatikleşirse (e-posta 525 € + teklif hazırlama 700 €
+ fatura girişi 400 € = 1.625 €/ay), geri ödeme 4,8 aya iner ve karar değişir.
Kural: geri ödeme 6 ayı geçiyorsa o işi otomatikleştirmeyin.
Müşteri altıncı ayda faydayı görmezse yenilemez, keser.